Los problemas imprevistos pueden surgir en cualquier equipo o proceso, pero estos problemas no son más que síntomas de problemas más profundos. Aunque puede ser tentador resolver un problema rápidamente, esto no garantiza que no vuelva a ocurrir. Por lo tanto, es importante que los equipos se centren en encontrar la causa raíz del problema y abordarla adecuadamente.
La técnica de las 5 porqués (5 Whys) es una herramienta efectiva para analizar la causa raíz de un problema en la gestión Lean. Esta técnica ayuda a los equipos a encontrar la causa raíz de un problema y evitar errores recurrentes en el futuro. Es común que todos los equipos enfrenten obstáculos en su trabajo diario, pero el uso de los 5 Whys les permitirá superar estos obstáculos de manera efectiva y proteger el proceso de errores y fallas recurrentes.
El origen de los 5 Whys
El método de los 5 Whys es una parte del Sistema de Producción de Toyota y fue desarrollado por un inventor e industrial japonés llamado Sakichi Toyoda. La técnica se ha convertido en una parte fundamental de la filosofía Lean, que busca maximizar el valor para el cliente y minimizar los desperdicios.
“The basis of Toyota’s scientific approach is to ask why five times whenever we find a problem … By repeating why five times, the nature of the problem as well as its solution becomes clear.“
Taiichi Ohno
Un factor crítico para la implementación exitosa de la técnica de análisis de causa raíz es tomar una decisión informada, basada en una comprensión clara de lo que está sucediendo en el lugar de trabajo.
Para lograr esto, es esencial involucrar a personas con conocimiento del proceso ya que son ellos quienes pueden proporcionar la información más valiosa sobre los problemas que surgen en su área de trabajo
Análisis de los 5 Whys en Acción
Al aplicar la técnica de las 5 porqués, se busca llegar a la esencia del problema y luego solucionarlo. De hecho, las 5 porqués pueden mostrar que la fuente del problema sea bastante inesperada. A menudo, los problemas que se consideran técnicos resultan ser problemas humanos y de proceso.
Es por eso que encontrar y eliminar la causa raíz es crucial si se desea evitar la repetición de fallos.
Este podría ser un ejemplo sobre como podríamos aplicar la técnica:
La fecha límite para enviar la documentación las últimas actualizaciones del software no se cumplió.
- ¿Por qué no se cumplió la fecha límite para enviar la documentación? Las actualizaciones no pudieran ser implementadas hasta el último momento
- ¿Por qué las actualizaciones no se implementaron a tiempo? Porque los desarrolladores aún estaban trabajando en las nuevas funciones.
- ¿Por qué los desarrolladores aún estaban trabajando en las nuevas funciones? Uno de los nuevos desarrolladores no conocía los procedimientos.
- ¿Por qué el nuevo desarrollador no estaba familiarizado con todos los procedimientos? No fue capacitado adecuadamente.
- ¿Por qué no fue capacitado adecuadamente? Porque el CTO dice que los nuevos empleados no necesitan una capacitación exhaustiva y deben aprender mientras trabajan.
Finalmente se puede observar que que el problema raíz no era el que suponíamos y era completamente diferente a lo esperado.
Además. es evidente que no solo se trata de un poblemq tecnológico. Es típico ya que a menudo nos enfocamos en la parte técnica del producto mientras descuidamos el factor humano. Es por esto que el análisis de 5 whys tiene como finalidad averiguar en profundidad la causa real del problema.
Me gustaría matizar que 5 no es nada más que un número aproximado, podemos hacer este proceso las veces que sean necesarias hasta llegar al problema.
¿Cómo podemos empezar con los 5 Whys?
La técnica de los 5 Wyhs puede ayudar a conseguir una mejora continua en cualquier parte de tu organización. Estos podrían ser unos pasos básicos a seguir
Formar un equipo
Intentaremos reunir a un numero de personas de diferentes departamentos. Cada uno debe estar familiarizado con el proceso que se va a investigar. Formando un equipo interfuncional, obtendremos puntos de vista únicos. Esto le ayudará a recopilar la información suficiente para tomar una decisión con desde su conocimiento. Este proceso debe ser ejecutado como un equipo y no de manera individual.
Definición del problema
Conversa el problema con el equipo y establece una declaración clara del problema. Esto te ayudará a definir el alcance del problema que vas a investigar. Es esencial ser lo más específico posible para identificar las causas raíz y encontrar una solución efectiva. Investigar un problema con un alcance amplio puede ser una tarea que consume tiempo con límites difusos. Por lo tanto, es importante establecer el problema para mantener el enfoque en encontrar una solución.
Pregunta ¿por qué?
Empodera a una persona para conducir el proceso. Este líder de equipo hará las preguntas y tratará de mantener al equipo enfocado. Las respuestas deben estar basadas en hechos y datos reales, en lugar de en opiniones emocionales.
El facilitador debe hacer la pregunta «¿Por qué?» tantas veces como sea necesario hasta que el equipo pueda identificar la causa raíz del problema inicial.
Consejo 1: No hagas demasiadas preguntas «Por qué». Si sigues adelante, es posible que recibas toneladas de sugerencias y quejas irracionales, lo cual no es el propósito. Concéntrate en encontrar la causa raíz.
Consejo 2: A veces puede haber más de una causa raíz. En estos casos, el análisis de los 5 porqués se verá más como una matriz con diferentes ramas. Esto incluso puede ayudarte a detectar y eliminar problemas organizacionales que tienen efectos negativos permanentes en el rendimiento general.
Toma medidas
Después de que el equipo detecte la(s) causa(s) raíz, es hora de tomar medidas correctivas. Todos los miembros deben participar en una discusión para encontrar y aplicar la mejor solución que proteja el proceso de problemas recurrentes.
Cuando se toma la decisión, uno de los miembros del equipo debe ser responsable de aplicar las medidas adecuadas y observar todo el proceso.
Después de un cierto período de tiempo, el equipo debe reunirse nuevamente y verificar si sus acciones tuvieron un impacto positivo. Si no es así, el proceso debe repetirse.
Al final, sería una buena práctica documentarlo y enviarlo a la organización. Compartir esta información proporcionará una visión general de los diferentes tipos de problemas que un equipo puede enfrentar y cómo se pueden eliminar esos problemas.